Yritysneuvojan TOP 3 vinkit yrityksen sopimuksiin
Jokaisen yrityksen toiminta perustuu pitkälti erilaisiin sopimuksiin, joita kertyy melkoinen määrä puhelinliittymästä ja vuokrasopimuksesta vakuutuksiin, eläkkeisiin sekä varsinaisen liiketoiminnan osto- ja myyntisopimuksiin. Niiden kaikkien kanssa on syytä olla hyvin huolellinen, jotta välttyy ongelmilta ja epäselvyyksiltä jatkossa.
1. Sopimukset kirjallisina
Suomessa on lain, oikeuskäytännön ja perinteen mukaisesti hyvin vapaa sopimusoikeus. Suulliset sopimukset ovat joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta yhtä päteviä kuin kirjalliset. Kirjallista sopimusta laki vaatii yleisimmin kiinteistökaupoissa sekä perhe- ja perintöasioissa. Pätevyydestä huolimatta suullinen sopiminen ei ole suositeltavaa vähänkään tärkeämmissä asioissa. Jos asioita ei kirjata, on riitatilanteissa vaikea todistaa, mitä tuli sovittua. Paikalla on harvoin jäävitöntä todistajaa eikä ihmisen muistiin parane silloinkaan liikaa luottaa. Kirjallinen ja allekirjoitettu sopimus on aina parempi ja turvallisempi.
Kirjallista sopimista helpottaa suuresti nykyinen tekniikka ja sähköinen allekirjoitusmahdollisuus. Enää ei välttämättä tarvita paperia ja kynää eikä osapuolten tarvitse olla saman pöydän ääressä. Myös valmiita sopimuspohjia ja malleja löytyy netin palveluista, kuten esim. Docue tai Agens. Näihin palveluihin sisältyy myös mahdollisuus sähköiseen allekirjoitukseen, jolloin muuta järjestelmää ei sitä varten tarvitse hankkia.
Rutiiniluontoisemmissa tapauksissa varsinaisen kirjallisen sopimuksen tekeminen voi tuntua liian hankalalta, raskaalta ja aikaa vievältä mutta silloinkin on syytä hankkia jotakin todistusaineistoa esimerkiksi lähettämällä asiakkaalle tilausvahvistus sähköpostilla tai muulla tavoin, josta jää jälki. Jos vastapuoli ei reagoi tilausvahvistukseen, se voidaan katsoa hyväksytyksi.
Maksamattoman laskun, vahingonkorvauksen tai muun saatavan periminen oikeusteitse on hankalaa, jos ei mahdotonta, ilman selvää näyttöä siitä mitä oli sovittu.
2. Ole huolellinen ja käytä asiantuntijaa
Mieti ja yritä ennakoida, mitkä ovat sopimuksen kohteena olevan hankkeen ne kohdat, joista todennäköisimmin voi tulla erimielisyyksiä ja laadi sopimus niiden kohdalla erityisen tarkasti. Keskeisiä ovat ainakin hinta tai maksuperusteet, hinnan tarkistukset pitkissä sopimuksissa, alv ja mahdolliset muut verot, aikataulu, osapuolten vastuut ja velvollisuudet toteuttamisessa, oikeudet lopputulokseen ja sen hyödyntämiseen, salassapito, tietojenantovelvollisuus, vastuuhenkilöt, vahingonvastuu, vakuutusvelvollisuus, sopimusrikkomuksen seuraukset (riittävän suuri sopimussakko) ja sopimuksen päättyminen tai irtisanominen. Tärkeissä sopimuksissa kannattaa käyttää juristin apua, vaikka se jotain maksaisikin. Käräjöinti huonon sopimuksen vuoksi maksaa todennäköisesti enemmän.
Jos sopimusteksti tulee toiselta osapuolelta, lue se huolellisesti ja varmista, että olet ymmärtänyt sen sisällön kaikkine yksityiskohtineen. Luetuta se asiantuntijalla, jos vähänkin epäilyttää. Tarkista edellä mainitut sisältöasiat.
Tarkista toisen osapupuolen taustat, vähintäänkin luottotiedot ja se, että allekirjoittajalla on oikeus toimia yrityksen puolesta.
Muista, että tarjous on sitova, kun toinen osapuoli on sen saanut. Siksi tarjous on laadittava samalla huolellisuudella kuin sopimuskin ja siihen on aina laitettava viimeinen voimassaolopäivä.
3. Tee osakassopimus
Jos yrityksessä on enemmän kuin yksi yrittäjä, on aina syytä tehdä osakassopimus. Muissa yritysmuodoissa kuin osakeyhtiössä otsikko voi olla toinen mutta sisältö on enimmäkseen sama. Yrittäjäkumppaneiden kesken sovitaan siitä, mitkä ovat kunkin velvollisuudet ja vastuut yrityksessä. Mitä saa tehdä ja mitä ei saa tehdä yhteisessä yrityksessä ja siihen liittyen. Tyypillisiä sovittavia asioita ovat kunkin sijoitukset, omistusosuus ja niiden keskinäiset muutosmahdollisuudet tai -velvollisuudet, hallinnon hoitaminen, työskentely yhtiössä, palkat, voitonjako, kilpailukielto, osakkaiden panttauskielto, osakkeiden tai osuuksien luovutusehdot, etuosto- ja lunastusoikeus, yrityksestä lähteminen jne. On myös syytä varautua osakkaan avioeron ja jopa kuoleman varalta vaatimalla yritysomistusta koskevaa avioehtoa osakkailta. Osakassopimuksiinkin löytyy malleja ja juristin apu on suositeltavaa.
Erityisen tärkeää on tehdä osakassopimus kahden yrittäjän 50/50-yhtiössä, kun enemmistöpäätöksiä ei voida tehdä. On sovittava etukäteen siitä, miten yhteistyö puretaan, jos joudutaan tilanteeseen, missä ei enää pystytä sopimaan mistään.
Jos laki ei vaadi kirjallista sopimusta, ei sopimuksilla Suomessa ole muitakaan muotomääräyksiä. Erityistä ”lakikieltä” ei tarvita, eikä välttämättä monisivuisia papereita. Tavallisella kielellä voidaan kirjata, mitä sovitaan, päiväys ja allekirjoitukset, se riittää. Tarkkuus ja huolellisuus kaikissa sopimusasioissa kuitenkin helpottaa yrittäjän elämää ja tuo hieman huolettomamman arjen keskittyä varsinaiseen liiketoimintaan.
Jukka Pötry
Kirjoittaja toimii YritysVoimalan yritysneuvojana.
