Automaatiolla tarkkuutta laskujen maksamiseen ja lähettämiseen
Yritystoiminnan alkuvaiheessa yksi tärkeimmistä tehtävistä yrityksen pysyvyyden näkökulmasta on nopea rahankierto. Liiketoiminta on saatava pyörimään, raha kiertämään ja kannattavuus plussalle mahdollisimman nopeasti.
Yksi keino nopeuttaa rahan kiertoa on laskutuksen automatisointi. Jos edes osan laskuista voi automatisoida, säästyy niiden käsittelyltä aikaa, saadaan ostolaskujen maksuun ja myyntilaskujen lähettämiseen tarkkuutta sekä varmistetaan maksatusten oikea-aikaisuus.
Tässä kohtaa monelle saattaa nousta mieleen epäilys. Miten automaatio voisi muka nopeuttaa rahankiertoa? Edellä on mainittu muutamia syitä. Asiaa on myös tutkittu ja todettu, että kun laskut saapuvat verkkolaskuina järjestelmään, ne maksetaan todennäköisemmin ajallaan. Jos perintää joudutaan käyttämään, automaatio hoitaa senkin täsmällisesti ajallaan.
Ostolaskuista jopa 100 % voidaan automatisoida
Toden totta, jopa kaikki ostolaskut voidaan automatisoida, jos yritykselle saapuu vain säännöllisiä laskuja tutuilta toimittajilta. Käytännössä tietysti jokaiseen yritykseen tilataan silloin tällöin tavaraa myös uusilta toimittajilta, jolloin laskujen tarkastaminen ihmisvoimin on paikallaan. Kuitenkin kaikki kuukausittain saapuvat puhelin-, netti-, vuokra- jne laskut voidaan melko huoletta automatisoida.
Ostolaskujen automatisointi tapahtuu luomalla toimittajakohtaisia automaatiosääntöjä. Ohjelmistoissa löytyy yleensä valmiita sääntöjä, joista valita, joten niitä ei tarvitse itse keksiä. Sääntöjen asettamisen oppii melko nopeasti, ja kun ne on kerran asettanut, ei niihin sen jälkeen tarvitse puuttua. Ellei välttämättä halua tehdä muutoksia.
Voit esimerkiksi määritellä puhelinoperaattorin lähettämille laskuille säännöt, joiden mukaan ohjelmisto hyväksyy ja maksaa laskun, kun se tulee tietyltä toimittajalta, jonka tilinumero on ohjelmistossa muistissa ja laskun summa on alle 100 euroa.
Ostolaskuautomaation parhaita puolia on se, ettei yksikään lasku unohdu pöydänkulmalle tai sähköpostiin ja välit toimittajiin ja kumppaneihin pysyvät hyvinä. Voit luottaa, että ohjelmisto tarkastaa laskut ihmistä tarkemmin. Ihmissilmä on erehtyväinen. Tietokone sen sijaan tekee pilkun tarkkaa työtä, eivätkä esimerkiksi huijauslaskut pääse sen seulasta läpi, kun automaatiosäännöt on asetettu oikein.
Myyntisaatavien hallinnassa automaatiosta merkittävää hyötyä
Myyntilaskujen kohdalla automaatio ei vielä ole aivan yhtä pitkällä kuin ostolaskuissa. Laskut täytyy edelleen luoda ohjelmistossa käsin. Sähköisessä ohjelmistossa se on kuitenkin tehty niin helpoksi, että virheiden tekeminen on lähes mahdotonta.
Laskujen lähettämisen sen sijaan voi automatisoida. Esimerkiksi kaikki kuukausittain samansuuruisina lähtevät myyntilaskut voi asettaa toistuvaislaskutukseen ja ohjelmisto hoitaa laskuttamisen puolestasi. Myös päivittäisten laskujen lähettämisen voi automatisoida.
Myyntilaskutuksessa automaatio helpottaa merkittävästi erityisesti saatavien hallintaa. Saatavien seuranta ja perintä on hyvin hankalaa, jos seuranta perustuu pankkitilille saapuviin suorituksiin. Sähköisessä ohjelmistossa saapuneet suoritukset täsmäytyvät automaattisesti lähetetyille laskuille ja jos suoritus on eri kuin laskun loppusumma, ilmoittaa ohjelmisto siitä heti.
Sen ikävimmän tehtävän eli muistutukset ja perinnän voi ohjelmistoissa myös automatisoida tai ulkoistaa perintäkumppanille. Tällöin ohjelmisto lähettää muistutuksen automaattisesti eräpäivän jälkeen ja edelleen lasku siirtyy perintään, jos sitä ei ole muistutuksesta huolimatta maksettu.
Automaation monet hyödyt
Jotta sähköisen taloushallinto-ohjelmiston käytöstä ja sen tarjoamasta automaatiosta saa kaiken hyödyn irti, täytyy kaiken laskuliikenteen kulkea verkkolaskuina. Saat verkkolaskutuksen käyttöösi aina ohjelmiston hankinnan yhteydessä. Muutoksesta laskutustiedoissa kannattaa ilmoittaa heti myös kumppaneille.
Kun laskut kulkevat digitaalisesti säästää se aikaa, rahaa ja luontoa. Sähköisen laskutuksen ja automaation avulla voit karsia jopa 64 % laskuttamisesta aiheutuvista kuluista verrattuna paperilaskuun. Aikaa säästyy laskennallisesti 5,5 minuuttia yhtä laskua kohden ja luonto kiittää, kun paperia kuluu ja liikkuu paikasta toiseen vähemmän.
Ennen kaikkea sähköinen taloushallinto-ohjelmisto parantaa näkyvyyttä yrityksen talouteen. Kun laskutus pyörii ilman viiveitä, saadaan kassan kierto nopeammaksi. Sähköisenä lähtevät ja saapuvat laskut kirjautuvat reaaliaikaisesti kassavirtalaskelmaan, joka näyttää yrityksen todellisen taloustilanteen jopa kuukausia eteenpäin.
Useimmissa taloushallinto-ohjelmistoissa on myös mobiilisovellus, jolla yrityksen talousraporttien seuranta, laskujen maksu ja esimerkiksi matkalaskujen teko onnistuu paikasta riippumatta. Kuitit voi tallettaa kännykällä ohjelmistoon heti ostotapahtuman jälkeen, eikä niitä tarvitse säilytellä sopivaa hetkeä varten.
Pitkälle automatisoitu taloushallinto-ohjelmisto tuo sekä laskutukseen, että kirjanpitoon helppoutta ja vaivattomuutta. Automaation ansiosta inhimilliset virheet ja unohdukset vähenevät ja arjesta tulee sujuvampaa. Miksi siis tehdä sellaista pakollista rutiinityötä, jonka ohjelmisto voi tehdä sinun puolestasi?
Ani Rumpu
Kirjoittaja työskentelee Content Producerina Visma Solutions Oy:ssä.
