Miten valita yritykselle sopiva kassajärjestelmä?
Kassajärjestelmän valinta jää usein myöhäiseen vaiheeseen yrityksen perustamisessa. Päätöstä ei kuitenkaan kannata tehdä kiireellä, vaan käyttää riittävä määrä aikaa omien tarpeiden selvittämiseen ja toimittajien tarjonnan läpikäymiseen. Valinnan tekee haastavaksi myös tarjolla olevien järjestelmien, laitteiden ja palveluiden laaja kirjo, sekä erilaiset hinnoittelumallit.
Järjestelmä ei ole ainoastaan useissa tilanteissa lain vaatima, vaan hyödyllinen työkalu yrityksen rutiinien ja asiakaspalvelun sujuvoittamiseen. Ketterä järjestelmä voi parhaassa tapauksessa olla yrityksesi selkäranka, joka mukautuu liiketoimintasi muuttuviin tilanteisiin.
Mitä ominaisuuksia moderni kassajärjestelmä tarjoaa?
Kassajärjestelmä muodostaa kokonaisuuden, johon tyypillisesti kuuluu kassalaitteet, ohjelmisto, maksupäätteet ja tarvittaessa lisälaitteita kuten viivakoodinlukija ja kuittikirjoitin.
Moderni kassaohjelmisto tarjoaa työkalut tuotetietojen- ja varastonhallintaan, kampanjoihin, kanta-asiakasohjelmiin, raportointiin ja toimialakohtaisiin ominaisuuksiin. Esimerkiksi ravintolan kassajärjestelmästä tulisi löytyä muun muassa reseptiikka, keittiöviestit, pöytäkartat ja pöytälaskun hallinta.
Kassajärjestelmän hinnoittelu
Tyypillisesti kassajärjestelmä hankitaan kuukausimaksulla ja sen hinta muodostuu kassalaitteista, ohjelmistosta, lisäominaisuuksista ja muista palveluista. Lisäominaisuuksia voi olla esimerkiksi maksupääteintegraatio, laskupalvelu, sähköinen tilitoimistoliittymä tai ajanvaraus verkosta.
Ilmainen kassajärjestelmä voi kuulostaa aloittavalle yrittäjälle houkuttelevalta tarjoukselta. Hinnoittelu perustuu silloin usein maksupalkkioihin. Ilmainen kassajärjestelmä voi tulla kalliiksi liikevaihdon ja siten maksupalkkioiden kasvaessa. Esimerkiksi 15 000 € kuukausittaisella liikevaihdolla maksat kassaohjelmasta 293 € kuukaudessa, jos maksuprovision määrä on 1,95%. Laskelmat kannattaa tehdä muutama vuosi eteenpäin katsoen, sillä kassajärjestelmän vaihto ei ole helppoa kesken yrittäjän kiireistä arkea.
7 vinkkiä kassajärjestelmän valintaan
Näillä seitsemällä vinkillä valitset yrityksellesi sopivan kassajärjestelmän:
- Tunnista yrityksesti tarpeet. Miten kassajärjestelmä suvuvoittaa liiketoimintaasi?
- Automatisoi rutiinitehtävät. Missä manuaalisissa tehtävissä voit säästää aikaa ja rahaa?
- Vertaile toimittajia. Millaisia referenssejä toimittajilla vastaavanlaisista yrityksistä?
- Laske kustannukset. Mitä ominaisuuksia tarvitset ja miten kassajärjestelmän hinta muodostuu?
- Varaudu kasvuun. Miten järjestelmä mukautuu liiketoiminnan kasvuun ja laajenemiseen?
- Varaudu vikatilanteisiin. Miten nopeasti tarvitset apua vikatilanteissa ja mitä se maksaa?
- Vältä toimittajalukko. Millaisia rajoituksia järjestelmän käyttöön tai vaihtoon liittyy?
Lue lisää maksuttomasta oppaastamme, jossa kerromme myös TOP 10 kysymystä, jotka kannattaa esittää kassajärjestelmän toimittajalle.
Simo Suoranta
Kirjoittaja on Confirman markkinointipäällikkö
