Hyvin valittu tilitoimisto on yrittäjän etu
Taloushallinto on laaja kokonaisuus ja keskeinen osa yrityksen toimintaa. Sen tehtävänä on huolehtia rahojen riittävyydestä sekä tuottaa yrittäjälle ja ulkoisille sidosryhmille talouteen liittyvää tietoa päätöksentekoa varten.
Yrityksen taloushallinto liittyy niin kassavirtaan, asiakaspalveluun, verosuunnitteluun kuin varastonhallintaan. Hyvin hoidettu taloushallinto ja ajantasainen kirjanpito ovat tarvittaessa myös myyntivaltteja tilanteessa, jossa yrittäjä on luopumassa yrityksestään.
Kaikkea ei tarvitse tehdä itse
Taloushallinnon ja erityisesti kirjanpidon voi halutessaan ulkoistaa kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle.
– Usein tämä onkin järkevää, jotta yrittäjän oma aika vapautuu yrityksen varsinaisen toiminnan pyörittämiseen ja tulojen hankkimiseen. Tilitoimistoilla on lisäksi viimeisimmät tiedot laista ja asetuksista sekä hyviksi koetut käytännöt asioiden hoitamiseksi. Hyödyntämällä taloushallinnon ammattilaisen palveluita myös virheet ja erilaisten velvoitteiden laiminlyönnit todennäköisesti vähenevät, sanoo yritysneuvoja Raili Erkkonen-Myllyniemi Seinäjoella toimivasta Uusyrityskeskus Neuvoa-antavasta.
Taloushallinto kannattaa joka tapauksessa sähköistää, hoitaa sen sitten tilitoimisto tai yrittäjä itse. Sähköisessä järjestelmässä tositteet ovat tallessa vuosienkin päästä ja järjestelmään tallennetut tiedot ovat käytettävissä myös yrityksen muita toimintoja, kuten raportointia varten. Sähköinen taloushallinto on usein myös ajantasaisempaa ja helpottaa siten yrityksen taloustilanteen suunnittelua sekä päätöksentekoa.
Sitä saa, mitä tilaa
Yrittäjän kannattaa huolella tutustua eri vaihtoehtoihin ja miettiä ulkoistaako koko taloushallinnon vai hoitaako itse ainakin alkuun jotain, esimerkiksi laskutuksen. Yksityiskohdista on hyvä sopia tilitoimiston kanssa kirjallisesti ja siten, että sopimusta voi tarvittaessa yhteistuumin helposti myös muuttaa.
Tilitoimistot voivat tarjota esimerkiksi seuraavia palveluita:
- Tilinpäätös ja juokseva kirjanpito
- Maksuvalvonta (osto- ja myyntireskontrat)
- Palkanlaskenta ja muut henkilöstöhallintoon liittyvä tehtävät
- Ulkoinen laskenta (koko liikekirjanpito ja yrityksen ulkoisille sidosryhmille tuotettu tieto)
- Sisäinen laskenta (ns. johdon laskentatoimi, raportit ja laskelmat yrityksen sisäisen päätöksenteon tueksi)
– Kirjanpitolain mukaan kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Vaikka yrittäjä käyttäisikin kirjanpitäjän tai tilitoimiston palveluita, hänen on hyvä silti myös itse perehtyä yrityksensä lukuihin. Yrittäjä on nimittäin vastuussa myös ulkopuolisen tekemän kirjanpidon oikeellisuudesta, muistuttaa Erkkonen-Myllyniemi.
Mistä maksetaan?
Tilitoimistoissa on käytössä monenlaisia hinnoittelumalleja. Hinnat voivat perustua esimerkiksi:
- kiinteään kuukausiveloitukseen
- käytettyyn aikaan
- tositteiden/tapahtumien määrään
- palvelupakettiin, joka sisältää tietyn määrän tositteita, jolloin mahdollisesti ylimenevältä osalta veloitetaan erikseen.
Hintaan vaikuttavia tekijöitä voivat lisäksi olla tilitoimiston koko sekä sen henkilökunnan osaamisen taso. Mitä enemmän henkilöstön osaamiseen ja itsensä kehittämiseen panostetaan, sitä arvokkaampaa on asiakkaallekin tarjottava palvelu.
– Alkavan yrittäjän kannattaa myös kiinnittää huomiota tilitoimistoa valitessaan siihen, onko tilitoimisto jäsenenä Taloushallintoliitossa, joka on tae jatkuvasta koulutuksesta sekä siihen, onko toimistolla sijaisjärjestelmää. Jos sijaista ei ole, tehtävät voivat esimerkiksi sairastumisen takia jäädä hoitamatta ja se vaikuttaa välittömästi myös yrittäjän omaan toimintaan. Lisäksi kannattaa kysyä, kuuluuko palveluun myös neuvonta ja tilinpäätöstietojen läpikäynti vai pelkkä kirjanpito ja tilinpäätöksen teko, selventää Raili Erkkonen-Myllyniemi.
Kirjoittaja on verkostokoordinaattori Suomen Uusyrityskeskukset ry:ssä.
