Kaupparekisterin tarkoituksena on tarjota luotettavaa tietoa Suomessa toimivista yrityksistä ja yhteisöistä. Siksi on tärkeää, että yritysten tiedot ovat rekisterissä julkisia ja helposti saatavissa. Kaupparekisterin tietoja hyödyntävät elinkeinoelämän ja viranomaisten lisäksi kansalaiset ja media.
Uuden, 1.6.2023 voimaan tulleen kaupparekisterilain yhtenä tavoitteena on rekisterin tietojen luotettavuuden parantaminen.
Luotettavuus perustuu siihen, että yritykset huolehtivat itse rekisteriin merkittyjen tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta.
Kaupparekisteriin merkittyjen tietojen luotettavuuden parantamiseksi Patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH) on annettu uusia keinoja, joihin kuuluvat laiminlyöntimaksu ja tilinpäätöksen myöhästymismaksu.
Laiminlyöntimaksu puutteellisista tai virheellisistä tiedoista
Yritysten velvollisuus on huolehtia siitä, että kaupparekisteriin merkityt tiedot ovat oikeita ja ajantasaisia. PRH voi määrätä laiminlyöntimaksun yrityksille, jotka eivät PRH:n kehotuksesta huolimatta korjaa kaupparekisteritiedoissa olevia puutteita tai virheitä. Laiminlyöntimaksu koskee kaikkia yritysmuotoja.
PRH voi määrätä laiminlyönnistä maksun, jos esimerkiksi
- osoite puuttuu
- hallitus puuttuu
- edunsaajatiedot puuttuvat
- rekisteritiedoissa on virheitä (esimerkiksi hallitus on lainvastainen tai tilintarkastaja ei ole hyväksytty HT- tai KHT-tilintarkastaja)
- vastuuhenkilö tai tilintarkastaja on liiketoimintakiellossa
- henkilötunnus puuttuu kaupparekisteritiedoista.
Maksu ei tule yritykselle koskaan yllätyksenä, vaan PRH lähettää ensin yritykselle kirjeen, jossa kehotetaan yritystä korjaamaan kaupparekisteritiedoissa oleva puute tai virhe. Jos yritys ei korjaa puutetta tai virhettä määräajassa, PRH määrää yritykselle laiminlyöntimaksun.
Laiminlyöntimaksun suuruus on 300 euroa, ja julkisille osakeyhtiölle ja eurooppayhtiöille 600 euroa Jos yritys ei korjaa tietoja ensimmäisen laiminlyöntimaksun jälkeen, PRH lähettää yritykselle uuden kehotuksen. Jos yritys ei korjaa tietoja uudesta kehotuksesta huolimatta, PRH määrää uuden laiminlyöntimaksun, joka on suuruudeltaan kaksinkertainen ensimmäiseen laiminlyöntimaksuun nähden.
Tilinpäätöksen myöhästymismaksu
Tilinpäätökset sisältävät tärkeää tietoa yrityksen sidosryhmille, kuten sijoittajille, yhteistyökumppaneille, asiakkaille ja luotonmyöntäjille. Osakeyhtiön, osuuskunnan, eurooppayhtiön ja eurooppaosuuskunnan on ilmoitettava tilinpäätöksensä kaupparekisteriin kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätöksen ilmoittaminen määräajassa YTJ-palvelussa on maksutonta. Kaupparekisteriin ilmoitetut tilinpäätökset ovat kaikkien saatavilla Virre-tietopalvelussa.
Yhtiön täytyy ilmoittaa tilinpäätöksensä kaupparekisteriin ilman eri kehotusta. Tilinpäätöksen voi ilmoittaa myös Verohallinnolle veroilmoituksen mukana, jos yritysmuoto on osakeyhtiö, osuuskunta, osuuspankki, säästöpankki tai keskinäinen vakuutusyhtiö. Muut yritysmuodot ilmoittavat tilinpäätöksen suoraan kaupparekisteriin.
Tilinpäätöksen ilmoittamisessa veroilmoituksen yhteydessä Verohallinnon kautta kannattaa olla tarkkana. Verohallinto välittää tilinpäätöksen kaupparekisteriin vain, jos yhtiö on noudattanut tarkasti Verohallinnon antamia ohjeita. Käytännössä tilinpäätös välittyy Verohallinnolta kaupparekisteriin noin viikossa. Virre-tietopalvelusta voi käydä tarkistamassa, että tilinpäätös on merkitty kaupparekisteriin. Verohallinto neuvoo veroilmoituksen tekemisessä ja tilinpäätösasiakirjojen liittämisessä veroilmoitukseen.
PRH määrää tilinpäätöksen myöhästymismaksun, jos tilinpäätöstä ei ole ilmoitettu määräajassa. Myöhästymismaksu koskee 1.12.2024 ja sen jälkeen päättyvien tilikausien tilinpäätöksiä. Käytännössä PRH alkaa määrätä myöhästymismaksuja syksystä 2025 alkaen.
Maksun suuruus määräytyy myöhästymisen keston mukaan ja on 150–600 euroa. Maksu on kaksinkertainen, jos yritysmuoto on julkinen osakeyhtiö tai eurooppayhtiö. PRH määrää myöhästymismaksun kaksinkertaisena, jos tilinpäätöstä ei ole ilmoitettu ajoissa kahdelta tai useammalta peräkkäiseltä tilikaudelta.
Sähköinen asiointi pakolliseksi vuoden 2026 alusta
Kaupparekisterilain uudistuksiin kuuluu myös, että vuodesta 2026 alkaen sähköinen asiointi tulee yrityksille pakolliseksi kaupparekisteriin ilmoitettavissa asioissa. Kaikkien yritysten paitsi toiminimiyrittäjien, yhdistysten ja säätiöiden täytyy ilmoittaa tiedot kaupparekisteriin sähköisesti YTJ-palvelussa.
Sähköisen asioinnin pakollisuus koskee perustamis-, muutos-, lopettamis- ja tilinpäätösilmoituksia.
Lopuksi lohdutuksen sanoja
Laiminlyöntimaksu on helppo välttää pitämällä yrityksen tiedot kaupparekisterissä ajan tasalla ja ilmoittamalla puuttuvat tiedot viimeistään silloin, kun yritys on saanut kehotuksen PRH:lta. PRH lähettää kehotuksen kirjepostissa yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) merkittyyn osoitteeseen, joten on tärkeää pitää yrityksen osoitetiedot ajan tasalla kaupparekisterissä.
Ilmoitat muutokset kätevästi verkkosivujen kautta. Lisätietoa löytyy prh.fi-sivuilta.
Myös myöhästymismaksulta välttyy ilmoittamalla tilinpäätös ajoissa kaupparekisteriin. Lue prh.fi-sivuilta ohjeet tilinpäätöksen ilmoittamiseen.
Marko Peltonen
Kirjoittaja toimii oikeudellisen yksikön päällikkönä Patentti- ja rekisterihallituksessa.
