Ilman asiantuntevaa kumppania ja osaavaa kirjanpitäjää en olisi tiennyt, mistä lähteä liikkeelle. Näin kertoi metallialan yrittäjätuttavani, kun kysyin häneltä yrityksen taloushallinnosta.
Yritys on hoitanut taloushallintonsa alusta asti nykyaikaisin digitaalisin menetelmin. Päätöstä yrittäjä pitää yhtenä tärkeimmistä arjen sujuvuuden kannalta: kuitteja ei tarvitse naputella käsin, laskut lähtevät ajallaan ja kirjanpito pysyy ajan tasalla ilman muistilappuja.
Ja mikä tärkeintä, aikaa säästyy myyntiin ja varsinaiseen asiakastyöhön. Samalla virheiden riski pienenee, kun tieto ei ole muistin varassa.
Mitä digitaalinen taloushallinto tarkoittaa?
Digitaalinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikki kaupankäynnin tiedot liikkuvat automaattisesti, ilman käsin tehtävää työtä.
Esimerkiksi tilaukset, laskut ja kuitit siirtyvät suoraan yrityksen ja sen kumppaneiden järjestelmien välillä. Toiminta ei perustu enää sähköposteihin tai erillisiin pdf:iin.
Samalla kuittien ja verkkolaskujen tiliöintitiedot siirtyvät automaattisesti yrityksen kirjanpitoon, mikä vähentää merkittävästi manuaalista työtä ja nopeuttaa prosesseja.
Digitaalinen taloushallinto tuo myös ajantasaisen näkymän yrityksen tilanteeseen. Yrittäjä saa käyttöönsä kaikki taloushallinnon raportit liiketoiminnastaan päätöksenteon tueksi.
Lisäksi yritys voi hoitaa viranomaisilmoitukset kätevästi suoraan omista järjestelmistään, kun tiedot ovat koneluettavassa muodossa. Esimerkiksi osakeyhtiö voi ilmoittaa tilinpäätöksensä kaupparekisteriin digitaalisessa, koneluettavassa muodossa. Digitaalisuus vähentää myös riskiä virheistä ja puutteellisista tiedoista.
Tiesithän, että pdf-muotoinen tilinpäätös ei ole digitaalinen? Vaikka sen ilmoittaisi kaupparekisteriin sähköisen asiointipalvelun kautta, tieto ei ole koneellisesti hyödynnettävissä.
Mitä uuden yrittäjän kannattaa tehdä?
Yrityksen alkuvaiheessa tehdyt valinnat vaikuttavat pitkälle tulevaisuuteen. Siksi taloushallinto kannattaa rakentaa alusta alkaen niin, että se mahdollistaa digitaalisen tiedon hyödyntämisen.
Aloita näistä:
1. Hanki digitaalista tietoa hyödyntävä taloushallinto-ohjelmisto
Nykyaikainen taloushallinto-ohjelmisto mahdollistaa tiedon automaattisen siirtymisen yrityksen ja kumppaneiden välillä sekä vähentää manuaalista työtä.
2. Valitse osaava kirjanpitäjä
Varmista, että kirjanpitäjä käyttää samaa tai yhteensopivaa ohjelmaa ja että kirjanpitäjä osaa hyödyntää digitaalisen taloushallinnon mahdollisuuksia.
3. Hyödynnä asiantuntijoiden neuvoja
Muista, että et ole yksin. Jos et tiedä, mistä aloittaa, kysy neuvoa esimerkiksi yritysneuvojilta ja tilitoimistoilta.
Digitaalinen taloushallinto säästää aikaa, vähentää kustannuksia ja tehostaa yrityksen toimintaa. Kun taloushallinto toimii digitaalisesti alusta asti, yrityksesi voi keskittyä siihen, mikä oikeasti tuo arvoa eli asiakkaisiin ja liiketoiminnan kehittämiseen.
Lisätietoa: Yrityksen digitalous yrityksille. Seuraa myös Yrityksen digitalous -työtä LinkedInissä: https://fi.linkedin.com/company/yrityksen-digitalous
Sari Salmela
Kirjoittaja työskentelee Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) viestinnässä. PRH:n yhtenä tehtävänä on edistää yritysten digitalisaatiota yritysten ja yhteiskunnan hyödyksi.
