Näin laadit ensimmäisen tilinpäätöksesi
Tilinpäätös on kirjanpitolaissa määritelty kirjallinen yhteenveto, joka tarjoaa kattavan kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja tuloksista. Se on suurimmalle osalle yrityksistä pakollinen ja sisältää yleensä taseen sekä tuloslaskelman, mutta siihen voi sisältyä myös rahoituslaskelma ja toimintakertomus.
Tilinpäätös ei ole pelkästään lakisääteinen velvollisuus vaan myös työkalu, joka auttaa yritystä tunnistamaan menestysalueet ja kehityskohteet. Se tukee tulevaisuuden suunnittelua ja budjetointia, sekä lisää luotettavuutta sijoittajien, lainanantajien ja muiden sidosryhmien silmissä.
Tilinpäätöksen Check-list:
Kun valmistaudut uuteen tilikauteen, tilinpäätös toimii tärkeänä välineenä arvioimaan, miten yrityksesi on menestynyt ja mitkä ovat tulevaisuuden suuntalinjat. Seuraavat ohjeet auttavat sinua navigoimaan ensimmäisen tilinpäätöksesi läpi.
- Laskuttamattomat ostot: Tarkista, onko yrityksellä ostoja, joista ei vielä ole saapunut ostolaskua. Ne voidaan jaksottaa kuluksi päättyvälle tilikaudelle, jos ne liittyvät kyseiseen tilikauteen.
- Myyntisaamiset ja luottotappiot: Käy läpi myyntisaamisesi. Vanhojen tai epävarmojen saatavien kirjaaminen luottotappioksi on tärkeää, sillä se vaikuttaa tulokseesi.
- Myynnin jaksotus: Varmista, että myynnit on kirjattu kirjanpitoon sen tilikauden puolelle, jolloin kyseinen myynti on tapahtunut eli tavara tai palvelu on luovutettu asiakkaalle. Tämä auttaa pitämään tuloksen realistisena.
- Henkilöstökulut: Huolehdi, että henkilöstön kaikki päättyvälle vuodelle kuuluvat matkalaskut on kirjattu. Huolehdi myös, että kaikki palkkakulut ja maksamattomat ylityö- ym. korvaukset on kirjattu kuluksi vuoden loppuun saakka. Palkkojen lisäksi päättyneelle vuodelle tulee kirjata kuluksi palkkojen sivukulut, kuten eläkemaksut, sosiaaliturvamaksut sekä henkilöstön vakuutusmaksut. Pyydä kirjanpitäjää tai palkanlaskijaa laskemaan sivukulujaksotusten oikea määrä. Huomaa, että myös maksamattomat lomapalkat sivukuluineen tulee kirjata tilinpäätökseen velaksi. Unohtuneet varaukset voivat aiheuttaa ikäviä yllätyksiä seuraavana vuonna.
- Pankki- ja luottokorttitapahtumat sekä kuitit: Varmista, että kaikki tarvittavat laskut ja kuitit on toimitettu ajoissa kirjanpitäjälle. Aina luottokorttilasku ei riitä todentamaan kyseistä kulutapahtumaa ja nämä kuitit tarvitaan kirjanpitoon tositteiksi.
- Bonukset ja provisiot: Maksa kuluvan vuoden bonukset ja provisiot ennen vuodenvaihdetta tai jaksota ne kuluiksi tilinpäätökseen.
- Varastokirjanpito: Tarkista, onko varasto ajantasalla. Laske tarvittaessa varastot ja tallenna varastolaskennan dokumentti kirjanpitoa varten. Kirjaa vanhentunut tavara kuluksi. Vertaa myös varastonimikkeiden arvoja myyntihintoihin ja huomioi, että varasto on arvostettu kirjanpidossa hankintahintaansa, kuitenkin enintään myyntihintaan.
- Jaksota keskeneräiset työt: Mikäli yrityksellä on tilikauden päättyessä keskeneräistä työtä, mikä tullaan luovuttamaan asiakkaalle vasta alkavalla tilikaudella, keskustele kirjanpitäjäsi kanssa keskeneräisen työn huomioimisesta tilinpäätökseen.
- Jaksota kiinteät kustannukset: Tarkista ja kirjaa vuokra-, vakuutus- ja korkomenojen jaksotus oikealle tilikaudelle.
- Tarkista kirjanpitäjän kanssa mahdolliset osakaslainat ja onko sinulla mahdollisuutta nostaa verovapaata osinkoa.
Automaation hyödyt tilinpäätöksessä
Automaatio voi merkittävästi helpottaa tilinpäätöksen tekoa. Digitaaliset ohjelmistot mahdollistavat ajantasaisen kirjanpidon ja helpottavat siten monia tilinpäätösprosessin vaiheita.
Esimerkiksi ostolaskujen käsittelyyn pystytään usein hyödyntämään sääntöpohjaista automaatiota, jolloin erilaisilla säännöillä voidaan määrittää kirjanpidon käsittelyt. Myös ostolaskun hyväksymisen voi automatisoida, mikäli tietyt ehdot täyttyvät, tai käytetään tekoälyä, jolloin tekoäly käsittelee ostolaskut aiempiin ostolaskuihin perustuen.
Myös myyntilaskutuksessa voi hyödyntää automaatiota, esimerkiksi säännöllisesti toistuvien laskujen lähetyksessä.
Taloushallinto-ohjelmistossa osto- ja myyntilaskut kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon, mutta myös luottokorttiostot, matkakulut ja muut kuitit on tärkeää toimittaa kirjanpitoon mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen. Näin mitkään tapahtumat eivät unohdu tai kuitit katoa.
Oikean ja riittävän kuvan vaatimus
Oikean ja riittävän kuvan antaminen yritystoiminnasta on tilinpäätöksen keskeinen periaate. Tilinpäätöksen tulee antaa totuudenmukainen kuva yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Tämä edellyttää tarkkuutta ja rehellisyyttä tietojen ilmoittamisessa ja kirjaamisessa.
Riittävän kuvan luominen vaatii tasapainoa: on annettava riittävästi tietoa, mutta ei niin paljon, että olennainen tieto hukkuu turhuuksien joukkoon. Pidä liitetiedot ytimekkäinä ja varmista, että kaikki olennaiset asiat on dokumentoitu. Käytä digitaalista taloushallintoa varmistamaan, että kaikki tarvittavat tiedot ja kuitit ovat aina saatavilla ja helposti käsillä.
Säännöllinen kommunikointi kirjanpitäjän kanssa varmistaa, että tilinpäätöksessä otetaan huomioon kaikki olennaiset asiat yrityksen toiminnasta.
Yhteenveto
Tilinpäätöksen laatiminen ensimmäistä kertaa voi tuntua pelottavalta, mutta oikealla valmistautumisella ja järjestelmällisellä lähestymistavalla siitä voi tulla jopa voimaannuttava kokemus. Pitämällä kirjanpito ajantasaisena ja kommunikoimalla säännöllisesti kirjanpitäjän kanssa, voit varmistaa, että tilinpäätös vastaa lakisääteisiä vaatimuksia ja heijastaa aidosti yrityksesi taloudellista tilannetta.
Uusi yrittäjä saa taloushallinto-ohjelman vuodeksi käyttöönsä ilman kuukausimaksua! Tutustu tarkemmin kuinka Netvisor tukee uusia yrittäjiä.
Ani Rumpu
Kirjoittaja on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa
