Yritystoiminnan alkaessa on tärkeää keskittyä olennaiseen: asiakkaisiin, tuotteisiin, myyntiin ja kasvuun. Taloushallinnon ei pitäisi olla se osa, joka hidastaa matkaa, vaan sen pitäisi tukea sitä. Juuri tässä digitaalinen taloushallinto astuu kuvaan. Digitaalisesta taloushallinnosta on tulossa yksi menestystekijä yrityksille kaikilla toimialoilla.
Digitaalinen taloushallinto ei ole vain kirjanpidon digitalisointia. Se on älykäs tapa rakentaa yrityksen talouden pohja heti alusta lähtien niin, että se skaalautuu helposti, säästää aikaa ja tuo selkeyttä päätöksentekoon. Lisäksi se luo edellytyksiä tehokkaampaan tekoälyn hyödyntämiseen.
Mitä digitaalinen taloushallinto tarkoittaa ja miksi se on tärkeää jo alussa?
Digitaalinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että yrityksen taloustiedot ja liiketoiminnan tositteet, kuten tilaukset, laskut ja kuitit sekä kirjanpitotiedot ja tilinpäätökset ovat alusta lähtien rakenteisessa koneluettavassa muodossa. Näin tiedot voidaan siirtää ja käsitellä automaattisesti eri järjestelmien välillä ilman manuaalista työtä, ja yrityksen liiketoiminta tehostuu merkittävästi.
Tämä tarkoittaa, että
- papereita ei tarvitse säilyttää ja kuitit eivät katoa
- verkkolaskut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon ja kuitit tiliöidään automaattisesti
- yrityksen tulokseen ja kassavirtaan sekä varaston seurantaan on koko ajan ajantasainen näkymä
- raportointi viranomaisille hoituu sujuvasti.
Jo yrityksen perustamisvaiheessa kannattaa varmistaa, että
- valitset ohjelmiston ja/tai tilitoimistokumppanin, jotka tukevat rakenteisia verkkolaskuja ja eKuitteja. Tämä säästää useita manuaalista työtä vaativia työtunteja.
- valitsemasi ohjelmisto ja/tai tilitoimistokumppani on kyvykäs tuottamaan kirjanpidon koneluettavassa muodossa.
Kun käytössä on alusta alkaen oikeat työkalut, liiketoiminta tehostuu ja myöhemmin vältetään työläät järjestelmävaihdokset. Digitaalinen taloushallinto rakentaa yrityksen talouden kivijalan myös kasvua ja kansainvälistymistä varten.
Mitä hyötyjä aloittaa yritys saa digitaalisesta taloushallinnosta?
- Enemmän aikaa myyntiin ja kasvuun
Kun manuaalinen kirjaaminen vähenee ja kuittien syöttö käsin jää pois, yrittäjällä on enemmän aikaa asiakkaiden kohtaamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja tuloksen tekemiseen. - Ajantasainen näkymä yrityksen talouteen
Digitaalisen taloushallinnon avulla yrittäjä näkee ajantasaisesti
– paljonko kassassa on rahaa
– mitä laskuja on tulossa
– mitkä myyntitulot ovat matkalla yrityksen tilille. - Virheet ja epäselvyydet vähenevät
Kun tieto kulkee järjestelmien välillä automaattisesti, se ei muutu matkalla eikä virheille jää tilaa. - Kasvuedellytykset paranevat
Kun yritys kasvaa, digitaalinen taloushallinto skaalautuu vaivatta. Asiointi on sujuvaa myös ulkomaisten kauppakumppanien kanssa.
Digitaalinen taloushallinto on investointi tehokkuuteen ja kasvuun
Digitaalinen taloushallinto ei ole pelkkä teknologinen uudistus, vaan se on strateginen valinta. Yritykset, jotka ottavat käyttöön rakenteiset tositteet, automaation ja reaaliaikaisen datan, kykenevät reagoimaan nopeammin muutoksiin, ennakoimaan tulevia haasteita ja toimimaan luotettavina kumppaneina niin kotimaisilla kuin kansainvälisillä markkinoilla.
Tämä kehitys tukee yritysten arkea ja koko yhteiskunnan digitalisaatiota tulevina vuosina.
Mistä saada apua ja lisätietoa?
Apua ja tukea saa:
- tilitoimistoilta
- yritysneuvojilta
- taloushallinnon ohjelmistotoimittajilta
- startupeille suunnatuista yrityspalveluista
- julkisista yritysneuvontapalveluista.
Kannattaa seurata yrityksen digitalouden kehitystä myös Yritysten digitalous -työn sivuilta www.yrityksendigitalous.fi.
Digitaalisen taloushallinnon edellytyksiä vastata yhä paremmin yritysten liiketoiminnan kasvuun ja kansainvälistymiseen kehitetään koko ajan. Tavoitteena on, että lähivuosina digitaalisen talousdatan pohjalta syntyy uusia datavetoisia palveluita ja uutta liiketoimintaa yrityksille.
Minna Rintala
Kirjoittaja toimii Patentti- ja rekisterihallituksessa yksikönpäällikkönä Yritysten digitalous -yksikössä.
