Yrityksen alkutaipaleella on helppo keskittyä myyntiin ja tuotteisiin, mutta yksi asia on menestyksen kannalta aivan kriittinen: talouden hallinta ja budjetointi.
Mitä budjetointi oikeastaan on?
Monet uudet yrittäjät saattavat vierastaa sanaa ”budjetointi”, mutta se ei ole rakettitiedettä!
Budjetointi on käytännössä yrityksesi talouden kartta ja kompassi. Se tarkoittaa tulevaisuuden tulo- ja menoarvioiden systemaattista suunnittelua tietylle ajanjaksolle (yleensä vuodelle). Sen avulla vastaat etukäteen seuraaviin kysymyksiin:
- Paljonko rahaa arvioimme saavamme sisään (myyntitulot)?
- Paljonko rahaa meidän on käytettävä (vuokrat, palkat, markkinointi, materiaalit, jne.)?
- Milloin meillä on varaa investoida (uudet laitteet, työntekijät)?
Miksi se on olennainen osa yrityksen talouden hallintaa?
Budjetti on aloittavalle yritykselle elintärkeä, koska se:
- Vähentää yllätyksiä: Et joudu paniikkiin, kun tiedät etukäteen, milloin suuria laskuja on tulossa tai milloin myynti saattaa olla hiljaisempaa.
- Ohjaa päätöksiä: Budjetti ja sen tarkka seuranta kertovat, onko sinulla varaa ostaa uusi tietokone tai palkata avuksi freelancer.
- Toimii tavoitteena: Se antaa konkreettisen rahallisen tavoitteen (esim. ”Meidän täytyy myydä X edestä, jotta olemme kannattavia”).
Ilman budjettia ajat autoa pimeässä ilman ajovaloja. Et ehkä aja ojaan heti, mutta riski on suuri. Budjetointi muuttaa toiveajattelun toteuttamiskelpoiseksi suunnitelmaksi.
Miksi juuri syksy on paras aika budjetoida?
Vaikka budjetin voi periaatteessa tehdä milloin vain, useimmille yrityksille syksy on paras aika luoda uuden vuoden taloudellinen pohja. Tässä viisi syytä:
1. Tilikauden luonnollinen rytmi (Jos tilikausi on kalenterivuosi)
Useimmat pienyritykset Suomessa käyttävät kalenterivuotta (1.1.–31.12.) tilikautenaan. Jos teet budjetin kiireessä tammikuussa, olet jo myöhässä.
Kun budjetti tehdään loka–marraskuussa, se voidaan hyväksyä ja ottaa käyttöön heti tammikuun ensimmäisenä päivänä.
Jos budjetti viivästyy alkuvuoteen, teet tärkeitä alkuvuoden päätöksiä (esimerkiksi markkinoinnin aloittamisen tai pienen investoinnin) ilman selkeää taloudellista ohjenuoraa. Syksyllä tehty budjetti antaa sinulle heti tammikuussa selkeän suunnan.
Tilikausi on se 12 kuukauden jakso, jonka ajalta yrityksen kirjanpitoon perustuva talousraportti (tilinpäätös) laaditaan. Budjetti kannattaa aina tehdä hyvissä ajoin ennen uuden tilikauden alkua!
2. Riittävästi tietoa arviointiin
Vaikka olisit aloittanut vasta keväällä, syksyllä sinulla on jo kertynyt toteumatietoa yrityksesi ensimmäisistä kuukausista.
- Oma data on kultaa: Syksyllä tiedät jo, miten myynti on kehittynyt, mitkä kulut ovat olleet arvioitua suurempia (esim. ohjelmistokulut) ja mitkä arvioitua pienempiä.
- Realistisemmat luvut: Pystyt tekemään realistisemman ennusteen seuraavalle vuodelle. Budjetointi ei ole silloin enää vain toiveita, vaan se perustuu jo osittain omaan kokemukseen.
- Ulkoiset tekijät: Lisäksi syksyllä on usein saatavilla markkina- ja talousennusteita seuraavalle vuodelle. On hyvä tietää etukäteen, jos oman toimialan tai kuluttajien ostovoiman on ennustettu muuttuvan.
3. Strategia ja budjetti kulkevat käsi kädessä
Aloittavalla yrittäjällä strategia on usein tiivis: ”mitä teen ja kenelle myyn”. Syksy on luonteva aika pysähtyä arvioimaan mennyttä ja suunnittelemaan tulevaa.
Budjetti on sinun strategiasi taloudellinen toteutussuunnitelma. Jos strategiasi on kasvaa 50 % ensi vuonna, budjetin täytyy sisältää rahat, joilla tuo kasvu saadaan aikaan (esim. lisää markkinointia, uusia työkaluja).
Kun strategia ja budjetti tehdään rinnakkain, varmistat, että asettamasi tavoitteet eivät jää pelkiksi puheiksi, vaan niillä on taloudellinen tuki takanaan.
4. Työkalut ja resurssit suunniteltavissa
Useimmiten suurin kuluerä yrityksessä – jo pienessäkin – ovat ihmiset ja työkalut. Jos arvioit tarvitsevasi apukäsiä tammikuussa, päätös ja budjetin kirjaus on tehtävä syksyllä, jotta ehdit rekrytoida ajoissa.
Tarvitsetko uuden, kalliimman kirjanpito-ohjelman, verkkosivualustan tai laitteen? Kun budjetoit nämä syksyllä, tiedät varmemmin, milloin sinulla on varaa investoida niihin.
Jos sinulla on jo työntekijöitä tai alihankkijoita, voit viestiä heille ensi vuoden painopisteistä ja tavoitteista hyvissä ajoin.
5. Joustavuus ja reagointikyky paranevat
Syksyllä voit katsoa vuotta taaksepäin rauhassa ja tehdä korjausliikkeitä seuraavaan vuoteen.
Jos huomaat, että esimerkiksi jotkin maksut ovat karanneet käsistä, voit budjetoida säästökohteita tai kilpailuttaa uuden palveluntarjoajan heti tammikuussa.
Vaikka yritys olisi pieni, on hyvä ajatella ”entä jos”-tilanteita. Syksyllä voit luoda vaihtoehtoisia budjetteja: Mitä jos myynti alittaakin odotukset? Mistä silloin leikkaamme? Tämä lisää yrityksesi reagointikykyä ja vähentää riskiä hätäpäätöksiin.
Uudelle yrittäjälle budjetointi on paras tapa ottaa ohjat omiin käsiin. Kun budjetointi tehdään rauhassa syksyllä, yrityksesi saa parhaan mahdollisen startin uuteen vuoteen – ja sinä pääset keskittymään kasvuun ilman jatkuvaa taloushuolta.
Netvisor auttaa budjetoinnissakin
Netvisor taloushallinto-ohjelmistolla hoidat uuden yrityksen taloutta ammattimaisesti. Uusi yritys saa Netvisorin käyttöönsä ilman kk-maksuja ensimmäisen toimintavuoden ajaksi. Netvisorin mukana saat käyttöösi Controller-työkalun, joka tekee budjetoinnista osan yrityksen päivittäistä taloudenhallintaa. Voit hyödyntää Netvisorissa olevaa yrityksesi olemassa olevaa talousdataa niin raportoinnissa, ennustamisessa kuin budjetoinnissakin.
Ani Rumpu
Kirjoittaja toimii Content Specialistina Visma Solutions Oy Netvisorilla.
